Consejos para diseñadores freelance que quieren sobrevivir a sus clientes – aspectos concretos de cómo llevar adelante un proceso creativo

No te saques! Hay maneras de sobrevivir al cliente...
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Hace unos días subí un post para sobrevivir en la organización personal cuando sos freelance. Lo podés leer acá. El artículo a continuación habla sobre ítems concretos a tener en cuenta a la hora de abordar la relación con un cliente. Espero que lo disfrutes!

No tengas miedo de desplegar tus habilidades sociales y acercarte a la persona con empatía y calidéz. A veces uno está tan enfocado en hacer lo que cree que tiene que hacer, que se vuelve muy rígido y se olvida de abrirse a escuchar y a tratar de entender realmente el pedido del cliente. Tenés que ser un poco su traductor, su psicólogo, su amigo, su maestro, y su coach. No te queda otra. Y al mismo tiempo que querés acercarte a él para entenderlo mejor, tenés que saber poner límites. Abajo, algunos tips útiles que te pueden hacer la vida más fácil:

1. PRESUPUESTANDO

El presupuesto es un documento que al ser enviado por mail, funciona como una especie de contrato que te sirve a futuro si llegaras a tener un inconveniente legal con esta persona. No lo pases por alto. Dentro del archivo tratá de ser conciso y cubrir todas las áreas del proceso al que te vas a enfrentar. Enumerá de manera clara:

• Fecha de emisión del presupuesto

• Tiempo de validéz (si vivís en Argentina recomiendo no más de 2 meses)

• Ítems detallando lo más posible cada tarea a desarrollar (por ejemplo: -creación de imágen de banda 1200$, -adaptación para portada de Facebook 300$, -adaptación del diseño para remeras impresas en serigrafía a 2 tintas $300, -flyer genérico para promocionar shows $400... y así detallá lo más que puedas sin limitar tu trabajo, a qué se debe el total del número que vas a pedir).

• Si ofrecés un precio especial por cantidad de piezas pedidas en combo, aclará primero el precio real que cobrarías por esa pieza por separado, y después especificás que le descontás el 20% si lo pide junto con tal y tal otra pieza.

• Hace un tiempo me dí cuenta de que también hay que preveer cuanto tiempo le vas a dedicar a ese proyecto. Si es una web, una revista, o algún proceso extenso, tenés que empezar a poner fechas topes para recibir pedidos de modificaciones. Sino, se hace larguísimo y un proyecto de web que empezaste hace 2 meses habiendo cobrado el 50% (ponele 1500$ para dar un ejemplo), ahora ya no te sirve. Tal vez para cuando lo terminás pasaron 3 meses, y a esa altura cobrar 1500$ ya no representa todo el tiempo y energía invertida. En mi caso yo aclaro que espero recibir feedback dentro de los 3 días de enviado el mail. De igual manera, mi margen para mandar las modificaciones pedidas es de 3 a 5 días (por decir un número). Este punto solo lo utilizo en trabajos largos y no es necesario a veces. Seguí tu intuición sobre la necesidad del mismo.

• En el presupuesto también tengo una lista de cosas que necesito de parte del cliente para comenzar con el trabajo. Esto tiene que estar bien delimitado. Muchos clientes quieren empezar a trabajar con vos diciendote “por qué no te pensás un diseño para tal o cual cosa?” y tiran este comentario al aire como si para uno empezar a trabajar en un proyecto no fuera una gran inversión de tiempo y energía. Esto es desprolijo y poco serio. Ahí vos podés bajarlo a tierra pidiéndole que te mande un mail con una lista clara de las piezas que quiere diseñar y los requisitos para cada una, que luego vos le vas a contestar con un presupuesto, y que una vez que lo acepte formalmente y que esté recibido el 50% del total en concepto de adelanto, ahí podrás comenzar. Esta es una manera de bajar un par de cambios la urgencia de todo cliente. Así, se va a tomar mucho más en serio tu tiempo y tu trabajo, y ademas al abonarte un adelanto es una muestra de que está comprometido con el proceso.

• En esta lista del presupuesto yo incluyo las cosas que necesito de parte de él, y son: -charla por skype o en persona para asegurarme de comprender la búsqueda estética y conceptual del cliente, -imágenes que desee incluir en alta calidad, -contenido tipeado (redactado correctamente y sin errores), -imágenes o videos de referencia estética con un estilo con el que se sienta identificado (o del cual le gustan ciertos aspectos), y -el 50% del total en concepto de adelanto.

• En el momento en que te confirma “ok me parece bien, en estos días te hago la transferencia”, vos le contestás: “buenísimo, espero confirmación entonces y ahí comenzamos!”

Ser claro no quiere decir ser antipático. Siempre recordá que podés hacer sentir cómodo al cliente con vos, que sienta que lo estás ayudando a solucionar un problema (con tu servicio y tu producto), y que esto no quiere decir que pases por alto fechas de pago o cuestiones formales importantes a respetar.

2. COBRAR UN ADELANTO

Siempre siempre siempre cobrá un porcentaje por adelantado. Esto no debe incomodarte y si aprendés la manera correcta de decirlo, ya te va a resultar más natural. No hace falta ponerse tenso para hablar de dinero. Vos vas a invertir muchas horas y mucha energía de tu vida para encarar un proyecto junto a esa persona. Es lógico que los dos demuestren compromiso y hagan una inversión inicial para llevar adelante el proceso. En tu caso va a ser trabajo, y en el caso de él va a ser dinero. Si la persona no pagó absolutamente nada, es más factible que demore sus respuestas, que no tenga ningún interés en avanzar con el proceso creativo, o que simplemente deje de contestarte si los primeros bocetos no lo deslumbraron de entrada. Los tiempos y montos de pago deben ser claros y respetarse. Yo no empiezo a trabajar si el 50% de adelanto no está acreditado en mi cuenta, y no le envío los archivos finales editables si el 50% restante no fue abonado. 

Si la persona es muy simpática, te trata bien cuando vas a su oficina, y te sonríe, pero no es claro o no se demuestra abierto a charlar los temas administrativos, ojo. Esa es una GRAN bandera roja de que no es un cliente que te sirva mantener. Por más que sea una empresa de renombre, no pierdas esto de vista, porque es una gran señal de que no respeta tu trabajo.

3. ACLARANDO EL PROCESO CREATIVO ANTES DE EMPEZAR

Usualmente es necesario explicarle a las personas cómo va a ser el proceso de trabajo. No somos como los médicos, a los cuales la gente conoce y respeta. En nuestro caso tenemos que explicarles qué hacemos, cómo trabajamos, quiénes somos, y qué podemos hacer. Y todo esto ANTES de empezar a trabajar. Yo trato de no hablar demasiado pero a grandes rasgos les digo que soy como un traductor, que yo tengo que asegurarme de comprender bien cual es la idea o mensaje que ellos quieren transmitir, y que a partir de nuestra charla voy a hacer lo posible por bajar ese concepto a una imágen gráfica perceptible de manera clara por su target. 

Busco la manera de explicar que hay leyes de alfabeticidad visual y que en general una imagen mas desprovista de elementos va a transmitir aire, limpieza y elegancia, así como otra con más colores transmitirá más calidéz y alegría, etc. De esta manera obligo sutilmente al cliente a pensar con qué concepto se identifica más. Le doy un par de ejemplos al pasar como para que se quede pensando, y luego va a empezar a hablar. Ahí siempre estoy tomando nota y me aseguro de registrar las palabras que usa. Siempre tomá nota!

4. ENVÍO DE LAS PRIMERAS MUESTRAS

En general si es un diseño de marca le envío no menos de 3 opciones para empezar. Me aseguro de decirle que es una primera búsqueda y que es simplemente para chequear con qué estética se siente más identificado. Le pido que lo mire un par de veces antes de manifestar su opinión, para dar tiempo a que se asiente. Luego de registrar sensaciones generales, le digo que podemos entrar más en los detalles. Al finalizar me indicará en qué dirección prefiere avanzar, si por el lado de la opción A, B o C (y que trate de explicar con sus palabras el motivo)

5. CANTIDAD DE MODIFICACIONES ADMITIDAS

No suelo ser hermética con esto porque me guío más por momentos del proceso creativo que por cantidad fija de modificaciones, pero es conveniente aclarar en el presupuesto que admitis hasta 3. Si un proyecto se me está yendo de las manos o si noto que estamos caminando en círculos (en general si se alarga demasiado es por que ellos están confundidos o que no se ponen de acuerdo), entonces al enviarle la muestra le digo que ya estamos llegando al final de las modificaciones preestablecidas y que para no alargar demasiado el proceso de trabajo recomendás que se tomen 2 días para evaluar todas las opciones que ya tienen, y que te comuniquen su decisión final.

Por supuesto les podés compartir cual sería tu elección como profesional, pero les decís que respetás su elección y que aguardás su decisión para enviarle los archivos finales.

6. CÓMO CERRAR UN PROYECTO

Exactamente como escribí en el ítem anterior. Con mucha elegancia y profesionalismo escribís que la búsqueda estética ya cubrió cada uno de sus pedidos, y les recomendás que definan una versión entre todas las ya recibidas, para definir su imágen final y empezar a preparar los archivos de impresión. Aprovechas para recordarle los datos de tu cuenta y les pedís que te envíen un mail de confirmación para, a penas esté recibido, no demorar en mandar a la imprenta los archivos (si bien no me ocupo personalmente de resolver el tema con la imprenta, me aseguro de escribirles por mail todo tal cual le tienen que decir y preguntar a la imprenta, listo para reenviar)

7. FORMALIDADES

Siempre es conveniente mandar un mail posterior a la persona con la que trataste, diciéndole que fue un placer trabajar con el/ella, y que esperás que todo salga bien, pero que no dude en contactarte si necesitaran tu asistencia a futuro.

***

Acordate que todos tenemos un aspecto en el que somos fuertes y super útiles, y otros en donde nos cuesta más. No está mal abrirse de un proyecto si realmente notás que no sos la persona que tiene las herramientas para ofrecerle las respuestas que él quiere. No te lo tomes personal.

Si tu fuerte es la ilustración infantil, o tu tendencia es irte hacia filetes ornamentales super femeninos y cálidos, tal vez te cueste satisfacer las necesidades comunicacionales de una banda de power metal. Y eso es normal.

De a poco te van a empezar a contactar clientes por ESE aspecto tuyo diferencial que en otras oportunidades te dejó afuera, y se va a convertir en tu sello. Si bien nuestra profesión es la comunicación, tiene mucho de arte que se filtra a cada momento. Usálo a tu favor.

Este post llegó a su fin, y si te sirvió, por favor comentámelo abajo!

Gracias por leer todo y por compartirlo.